电子审批系统使用培训材料

一、引言

在当今数字化办公的时代，电子审批系统已成为提高工作效率、优化业务流程的重要工具，它打破了传统审批模式的时间和空间限制，实现了审批流程的自动化、信息化和规范化，为了帮助大家熟练掌握电子审批系统的使用方法，充分发挥其优势，特编写本培训材料。

二、电子审批系统概述

电子审批系统是一种基于信息技术的审批管理平台，它将各类审批事项从传统的纸质流程转化为电子流程，通过计算机网络进行传递和处理，该系统具备以下特点：

1、便捷性：用户可以通过电脑、手机等终端随时随地发起审批申请，无需受地域和时间的限制，大大提高了工作效率。

2、规范化：系统预设了标准的审批流程和表单模板，确保每个审批环节都按照既定规则进行，避免了人为因素导致的流程混乱和不规范操作。

3、透明化：审批过程中，申请人可以实时跟踪审批进度，了解审批意见和结果，各级审批人也能清楚查看审批历史记录，实现了审批过程的全程可视化，增强了审批的透明度。

4、数据安全性：系统采用先进的加密技术和权限管理机制，保障审批数据的安全性和完整性，防止数据泄露和篡改。

三、系统登录与界面介绍

（一）登录方式

打开浏览器，输入电子审批系统的网址，进入登录页面，输入个人用户名和密码，点击“登录”按钮即可进入系统主界面，首次登录的用户可能需要根据系统提示修改初始密码，以确保账户安全。

（二）界面布局

系统主界面通常包括菜单栏、工具栏、工作区和状态栏等部分。

1、菜单栏：位于界面顶部，包含各种功能菜单，如“文件”“编辑”“审批流程”“查询统计”等，通过点击菜单项可以展开相应的子菜单，执行不同的操作。

2、工具栏：一般位于菜单栏下方，以图标形式展示了常用的操作按钮，如“新建申请”“提交审批”“打印表单”等，方便用户快速执行常用功能，提高操作效率。

3、工作区：是系统的核心区域，用于显示和处理各类审批业务相关的信息和操作界面，在发起申请时，工作区会显示申请表单；在审批流程中，会展示待审批任务列表和审批详情页面等。

4、状态栏：位于界面底部，用于显示系统的一些状态信息，如当前用户登录信息、系统时间、网络连接状态等，有助于用户了解系统的运行情况。

四、审批流程发起

（一）选择审批类型

在系统主界面中，点击“新建申请”按钮，弹出审批类型选择对话框，根据需要办理的业务事项，从下拉列表中选择对应的审批类型，如“请假申请”“费用报销”“合同审批”等，不同的审批类型对应着不同的申请表单和审批流程。

（二）填写申请表单

选择审批类型后，系统会自动跳转到相应的申请表单页面，申请人需要按照表单字段的要求，如实填写相关信息，如申请人姓名、部门、申请日期、事由、金额（如有）等，在填写过程中，应注意数据的准确性和完整性，避免因信息错误或缺失导致审批不通过，对于一些必填项，系统会进行标记，申请人必须填写完整才能继续后续操作。

（三）上传附件（如有需要）

如果申请事项需要附带相关证明材料，如请假条、费用发票、合同文档等，可以在申请表单页面中找到“附件上传”按钮，点击后选择要上传的文件，将其添加到申请中，上传附件时，要注意文件格式和大小的限制，确保文件能够正常上传和打开。

（四）提交申请

申请表单填写完毕并检查无误后，点击“提交申请”按钮，系统会弹出确认对话框，再次提醒申请人确认提交操作，确认无误后，点击“确定”按钮，申请将正式提交到审批流程中，等待各级审批人审批。

五、审批流程处理

（一）待审批任务查看

各级审批人登录系统后，系统会自动提示有待审批的任务，点击“待审批任务”链接，进入待审批任务列表页面，该页面列出了所有需要当前用户审批的申请事项，包括申请人姓名、申请事项、申请日期等关键信息，审批人可以点击每条任务后面的“详情”按钮，查看申请的具体内容和附件信息，以便做出准确的审批决策。

（二）审批操作

在查看申请详情后，审批人可以根据申请事项的实际情况，选择“同意”“不同意”或其他预设的审批意见，并在审批意见框中填写具体的审批意见和说明，如果有需要，审批人还可以对申请表单中的内容进行修改或补充（但一般仅限于特定字段和在规定权限范围内），完成审批操作后，点击“提交审批”按钮，系统会将审批结果自动传递给下一个审批环节或申请人。

（三）审批流程跟踪

在审批过程中，申请人和各级审批人都可以随时跟踪审批进度，通过点击“审批流程跟踪”链接，进入审批流程跟踪页面，该页面以图形化的方式展示了整个审批流程的各个环节及其状态，如“已提交”“审批中”“已通过”“已拒绝”等，使用户能够清晰地了解申请事项的审批进展情况。

六、查询与统计功能

（一）申请查询

系统提供了强大的查询功能，方便用户对已提交的申请进行查询和筛选，在系统主界面中，点击“查询统计”菜单，选择“申请查询”选项，进入申请查询页面，用户可以根据自己的需求，设置查询条件，如申请日期范围、申请人姓名、审批类型、审批状态等，然后点击“查询”按钮，系统将列出符合条件的申请记录列表，用户可以点击每条记录后面的“详情”按钮，查看申请的详细信息和审批流程。

（二）统计报表

除了查询功能外，系统还具备统计报表功能，能够对审批数据进行汇总和分析，为管理和决策提供数据支持，在“查询统计”菜单中，选择“统计报表”选项，进入统计报表页面，该页面提供了多种统计报表模板，如“按审批类型统计申请数量”“按部门统计审批通过率”“每月审批金额汇总”等，用户可以选择合适的报表模板，设置统计时间范围，然后点击“生成报表”按钮，系统将自动生成相应的统计报表，并以图表或表格的形式展示出来，用户可以对报表进行打印、导出等操作，以便进一步分析和使用。

七、系统管理与维护

（一）用户管理

系统管理员负责对系统用户进行管理和维护，包括用户信息的添加、修改、删除以及用户权限的分配等操作，在系统管理后台中，点击“用户管理”链接，进入用户管理页面，该页面列出了系统中所有用户的基本信息，如用户名、姓名、部门、角色等，管理员可以点击每条用户记录后面的“编辑”按钮，对用户信息进行修改；点击“删除”按钮，删除不需要的用户；点击“权限分配”按钮，为用户分配不同的系统操作权限，如审批权限、查询权限、表单设计权限等，以确保用户只能访问和操作其职责范围内的功能模块。

（二）流程定制与优化

随着业务的发展和变化，可能需要对电子审批系统的审批流程进行定制和优化，系统管理员可以在系统管理后台中，点击“流程管理”链接，进入流程管理页面，对该页面中的审批流程进行设计和修改，可以添加新的审批环节、调整审批顺序、设置审批条件和流转规则等，在进行流程定制和优化时，应充分考虑业务的实际需求和流程的合理性，确保新的审批流程能够提高工作效率和管理水平。

（三）数据备份与恢复

为了保证审批数据的安全性和完整性，系统管理员应定期对电子审批系统的数据进行备份，在系统管理后台中，点击“数据备份”链接，进入数据备份页面，选择备份路径和备份方式（如全量备份或增量备份），然后点击“开始备份”按钮，系统将自动完成数据备份操作，在遇到数据丢失或损坏等紧急情况时，可以使用备份数据进行恢复，在数据恢复页面中，选择要恢复的备份文件，点击“恢复”按钮，系统将按照备份文件中的数据对数据库进行恢复操作，确保系统能够正常运行，数据不受影响。

八、常见问题解答

（一）忘记密码怎么办？

如果用户忘记了电子审批系统的登录密码，可以在登录页面点击“忘记密码”链接，进入密码找回页面，按照系统提示，输入用户名、手机号码或邮箱地址等信息，系统将发送密码重置链接或验证码到用户预留的联系方式上，用户通过点击链接或输入验证码，即可设置新的登录密码。

（二）申请提交后发现信息有误怎么办？

如果在申请提交后发现信息有误，应及时联系上级审批人或系统管理员进行处理，一般情况下，在审批流程尚未结束之前，审批人可以对申请进行撤回或修改操作，但不同单位的审批制度可能有所不同，具体操作方法应遵循本单位的相关规定。

（三）系统出现故障无法正常使用怎么办？

如果在使用过程中遇到系统故障，如页面加载缓慢、功能无法正常使用等问题，首先应检查网络连接是否正常，尝试刷新页面或重新登录系统，如果问题仍然存在，应及时联系系统管理员或技术支持人员，向他们详细描述故障现象和出现故障的操作步骤，以便技术人员能够快速定位和解决问题。

九、总结

电子审批系统的使用是实现办公自动化和管理现代化的重要手段